In un reparto manutenzione, prendere decisioni senza indicatori affidabili è come guidare senza strumenti: rischi di accelerare nel punto sbagliato o fermarti quando non serve.

I KPI (Key Performance Indicators) sono la bussola che orienta priorità, risorse e miglioramento continuo, trasformando dati in decisioni e favorendo trasparenza e responsabilità nell'organizzazione. Perché i KPI sono la nostra "bussola"
In un reparto manutenzione, prendere decisioni senza indicatori affidabili è come guidare senza strumenti: rischi di accelerare nel punto sbagliato o fermarti quando non serve.
I KPI (Key Performance Indicators) sono la bussola che orienta priorità, risorse e miglioramento continuo, trasformando dati in decisioni e favorendo trasparenza e responsabilità nell'organizzazione.

KPI vs Metriche: non sono sinonimi
Le metriche sono i mattoncini (tempi, contatori, frequenze, costi) che alimentano i KPI.
I KPI, invece, misurano il progresso verso un obiettivo esplicito (es. riduzione fermi, riduzione MTTR, aumento % pianificato).
Chiarire questa differenza evita di riempire i report di numeri senza direzione.

Una pratica utile è raggruppare gli indicatori in tre aree:
Service Management
Asset Management
Controllo Costi

Le tre aree chiave (con esempi)
Service Management: % Ordini di Lavoro (OdL) pianificati/correttivi chiusi nel periodo; trend OdL creati; backlog.
Obiettivo: reattività, puntualità, carico bilanciato.

Asset Management: MTBF, MTTR, MTTF, Top Worst Assets, wrench time; numero/tempo totale fermi.
Obiettivo: affidabilità e disponibilità degli asset critici.

Controllo Costi: costo manutenzione preventiva/correttiva per asset/linea; incidenza manodopera vs ricambi.
Obiettivo: sostenibilità economica e CAPEX/OPEX informati.

Formule di base (senza ortodossia a tutti i costi)
MTBF ? Tempo operativo / numero guasti (periodo osservato)
MTTR ? Tempo totale di riparazione / numero interventi
% Pianificato ? OdL pianificati chiusi / OdL totali chiusi
Backlog ? OdL arretrati non chiusi alla data
Sulle formule è utile essere coerenti e trasparenti: standard diversi esistono, ma conta definire la "tua" versione e mantenerla nel tempo per confronti significativi.

Accuratezza vs Agibilità: perché iniziare subito
Un ostacolo tipico è aspettare la perfezione del dato prima di partire.
In realtà, il progresso inizia prima della perfezione: se non hai ore-macchina precise, puoi stimare il funzionamento e ottenere una tendenza direzionale utile a guidare le prime azioni.

Puoi raffinare la misura progressivamente, man mano che la qualità dei dati cresce. L'importante è la consistenza del metodo, non il decimale perfetto.

Dal cruscotto all'azione: principi di una dashboard KPI che funziona
Pochi KPI, ben scelti (5-10): legati a obiettivi trimestrali/annuali
Trend prima del dettaglio: linee o sparkline per cogliere l'andamento
Soglie & semafori: evidenziare superamenti e priorità
Drill-down su asset/linea/tecnico per diagnosi
Contestualizzare: note su eventi straordinari, manutenzioni massive, changeover
Responsabilità & visibilità: condividere il cruscotto con team e management

Set di KPI "starter" (esempio pratico)
Affidabilità: MTBF (asset critici), % asset senza guasti nel periodo
Reattività: tempo medio di risposta, % OdL correttivi chiusi nel periodo
Efficienza: MTTR, wrench time (% tempo a valore sul totale)
Pianificazione: % pianificato vs correttivo, backlog in settimane
Economics: costo manutenzione/asset, costo ricambi/asset
Produzione: OEE a livello linea (per correlare manutenzione e produzione)

Questo mix consente di leggere rapidamente dove intervenire - sia sul piano operativo (chi fa cosa, quando), sia su quello strategico (budget, investimenti, ricambi).

Caso d'uso: quando i KPI diventano mobile e in tempo reale
Immagina di vedere nel Supervisor Dashboard un peggioramento del trend MTTR e un backlog crescente su due compressori critici. Con un click, converti notifiche in ordini, assegni risorse e invii checklist digitali.
Il tecnico riceve tutto su Mobile Work Order, consuntiva tempi/materiali, cattura foto, lavora anche offline e aggiorna lo stato in tempo reale.
A valle, i KPI di reparto si aggiornano, mostrando l'impatto dell'azione (backlog ?, MTTR ?).
Questa catena è possibile con soluzioni SAP-centriche e certificate, pensate per portare i KPI "dalla sala riunioni al campo".

La 2BM Digital Suite certificata SAP: KPI dal campo al management
La 2BM Digital Suite certificata SAP è progettata per portare i KPI "dalla sala riunioni al campo", abilitando l'intero ciclo misura ? azione ? feedback in tempo reale.

Con questa soluzione:
i supervisor hanno dashboard centralizzate con KPI aggiornati e alert automatici;
i tecnici sul campo ricevono su Mobile Work Order ordini già completi di checklist, materiali e priorità, lavorando anche offline;
i dati consuntivati (tempi, ricambi, note, foto) vengono sincronizzati direttamente con SAP PM/CS o S/4HANA Asset Management;
i KPI di reparto si aggiornano immediatamente, mostrando l'impatto delle azioni operative.
L'integrazione nativa e la certificazione SAP riducono rischi di compatibilità, assicurano supporto continuo e sfruttano l'infrastruttura cloud SAP.
In questo modo, i KPI non rimangono numeri astratti, ma diventano strumenti azionabili che collegano management e operatività quotidiana.

Perché insistere su una soluzione "certificata SAP"
Se il backbone è SAP PM/CS o S/4HANA Asset Management, una suite sviluppata in collaborazione con SAP e certificata:
riduce rischi di integrazione
assicura supporto su ECC/S/4
sfrutta infrastruttura cloud SAP
abilita distribuzione e uso multidevice (incluso offline)

Sono aspetti chiave quando i KPI devono essere azionabili in campo, non solo "visibili" a monitor.

Come partire domani (roadmap in 6 passi)
Definisci gli obiettivi (3-5 traguardi trimestrali)
Scegli 6-10 KPI mappati a quegli obiettivi
Allinea le definizioni (glossario KPI condiviso)
Costruisci il primo cruscotto (trend + semafori + drill-down)
Porta i KPI in mobilità per chiudere il ciclo misura ? azione
Retrospettiva mensile: rivedi soglie, pulisci dati, elimina indicatori inutili

Errori da evitare
"Tutto è KPI": no, meno è meglio ? focus sugli obiettivi
"Aspetto i dati perfetti": no, parti con stime consistenti, poi affina
"Dashboard solo per il management": no, i KPI devono attivare ordini e azioni anche in campo
Conclusione

I KPI di manutenzione contano quando guidano scelte e azioni.
La combinazione di selezione oculata, dashboard chiare e fruizione mobile certificata SAP trasforma i numeri in risultati: meno fermi, tempi più rapidi, costi sotto controllo, sicurezza e qualità in crescita.

Vuoi approfondire con esempi concreti e una demo live?
info@at4s2.com